O Total Cost of Ownership (TCO) é uma métrica que leva em consideração além do preço para aquisição de um ativo. Ela compreende todos os fatores financeiros que correspondem ao ciclo de vida desse bem.
É essencial analisar esse fator ao comprar um produto, software, equipamentos ou sistema. Quer entender mais sobre o assunto? Neste artigo, mostraremos como negligenciar o TCO afeta negativamente a equipe de Tecnologia da Informação. Boa leitura!
Compreendendo o TCO
Assim como todo setor de uma empresa, a TI também possui um orçamento pré-definido para arcar com as despesas e aquisições ao longo de um ano. É dentro desse contexto que entra o TCO.
Em tradução livre para o português, Total Cost of Ownership (TCO) significa Custo Total de Propriedade. Basicamente, a métrica, desenvolvida pelo Gartner Group, avalia de forma holística todos os custos de TI que envolvem a contratação de um software, serviço ou até mesmo a simples compra de um equipamento.
Ou seja, enxerga além do preço de aquisição, compreendendo também as despesas que envolvem a manutenção, operação, atualizações ou certificações desse ativo.
Imagine o seguinte cenário: a sua empresa identificou que é necessário adquirir o serviço de colocation para tornar as operações mais seguras. Então, a equipe de TI ficou responsável de encontrar um parceiro confiável.
Mas durante a pesquisa, o gerente de TI não vai apenas perguntar quanto custa a aquisição, mas pensará também: quais são as despesas para migração? E quanto custará os backups e atualizações dos sistemas? Além de vários outros aspectos que podem resultar em gastos adicionais para o negócio.
Principais custos para aquisição de um software
Compreender e calcular o TCO é fundamental para uma gestão financeira eficiente e para tomar decisões informadas. Por isso que, listamos abaixo as principais despesas que envolvem a aquisição de um novo software:
Aquisição e licenciamento
A grande maioria dos softwares são disponibilizados com licenças percentuais. Normalmente, para usá-los é preciso pagar um valor anual para receber as atualizações e suporte. Muitas vezes, dependendo das necessidades dos usuários da empresa, é preciso arcar com licenças extras.
Instalação
Este custo pode envolver a instalação de um novo hardware, configuração e migração da base de dados e demais aspectos que garantem a melhor experiência para o usuário.
Integração de sistemas
Dependendo do software adquirido, às vezes é necessário integrar com outros sistemas presentes na empresa para a centralização de informações, assim como um ERP, por exemplo.
Customizações
Os softwares proprietários tendem a ser mais customizáveis. Porém, quando mais customizável é um sistema, mais upgrades são necessários. Isso resulta em um acréscimo de gastos ao calcular o TCO total para aquisição desse bem.
Treinamento e migração
Se o ativo adquirido envolver novas tecnologias ou exigir treinamento específico, inclua esses custos no cálculo do CTO. A migração quando bem pensada evita problemas futuros, enquanto uma equipe bem treinada pode extrair os melhores benefícios do software adquirido.
Manutenção
Um aspecto muitas vezes subestimado do TCO é a manutenção. Bens duráveis exigem cuidados regulares para prolongar sua vida útil e evitar despesas inesperadas.
Como calcular o TCO?
Após identificado todas as despesas que envolvem a aquisição do novo produto, chegou a hora de calcular o TCO. Esse cálculo é feito ao dividir os custos em três categorias diferentes:
- Aquisição: inclui despesas com hardware/software, depreciação de máquinas, compra de equipamentos e tempo gasto em pesquisa de mercado para escolha de fornecedores e plataformas.
- Implementação: engloba a contratação de consultores externos para configurações de sistema, instalação de hardware/software e eventuais mudanças nos servidores de internet banda larga.
- Suporte/manutenção: compreende a implementação de novas funcionalidades ou sistemas, garantias, licenças, atualizações, contratações de fornecedores externos e recursos humanos.
Com as informações em mãos, é só somar os custos de cada tópico. Conforme o exemplo:
| Produto A | Produto B | |
| Aquisição | R$ 10.000,00 | R$ 15.000,00 |
| Implementação | R$ 3.000,00 | R$ 3.000,00 |
| Manutenção | R$ 2.000,00 | R$ 1.500,00 |
| TCO | R$ 15.000,00 | R$ 19.500,00 |
Vantagens de identificar o TCO
Analisar o custo total de propriedade ao adquirir um software é uma prática estratégica indispensável para organizações e equipes de Tecnologia da Informação. Ao compreender as vantagens dessa análise, as empresas podem moldar suas estratégias de aquisição de software de maneira a garantir a eficácia imediata, além da sustentabilidade a longo prazo. Confira quais as vantagens estratégicas que essa abordagem oferece:
Gestão eficiente de recursos
Compreender o TCO permite uma alocação eficiente de recursos, evitando gastos desnecessários e garantindo que o software atenda às necessidades operacionais e estratégicas.
Previsibilidade orçamentária
Ao considerar todos os aspectos do TCO, as equipes de TI podem criar orçamentos mais precisos, fornecendo previsibilidade financeira e eliminando surpresas desagradáveis.
Integração e escalabilidade
Avaliar o TCO ajuda a determinar a facilidade de integração do software com sistemas existentes e sua capacidade de escalabilidade para acompanhar o crescimento da empresa.
Conclusão
A análise cuidadosa de todos os componentes do TCO é um passo essencial para garantir que as decisões de compra estejam alinhadas com os objetivos estratégicos da empresa a longo prazo. Portanto, compreender o TCO é investir no sucesso sustentável da organização.
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