Se, hoje, sua empresa não contasse com uma infraestrutura de T.I ativa, ela estaria em pleno funcionamento e com todas as operações fluindo? É fato que usufruir de recursos tecnológicos para o cumprimento das tarefas diárias é um ponto determinante no dia a dia de uma organização que busca longevidade na era digital. Por isso, ao investir em projetos de T.I, é possível ter uma visão ampla do negócio e realizar implementações necessárias para o crescimento sustentável do negócio.
Isso porque, a área de T.I tem um impacto direto no trabalho e na produtividade de todos os setores de uma empresa. Por mais que não seja o core business, cada decisão tomada na área influencia diretamente na qualidade do trabalho do departamento, o que reflete nos resultados da companhia como um todo.
As demandas e transformações ocorrem em ritmo muito acelerado, com bastante frequência e, muitas vezes, sem previsibilidade, aumentando a necessidade dos projetos de T.I estejam sempre alinhados com a estratégia da organização. Atividade diretamente relacionada com a missão de um gestor de T.I, aquele profissional que elabora projetos com valor agregado ao negócio, entregues em tempo hábil, com maior qualidade e menor custo.
São tantos motivos que levam uma empresa a investir em T.I, que decidimos listar alguns deles. Continue conosco nesta leitura para saber mais sobre o assunto. Vamos lá?
O que é um projeto de T.I?
No seu conceito literal, projeto é um empreendimento único, temporário e que utiliza recursos para alcançar um objetivo previamente estabelecido. Quando se trata de um projeto de T.I, podemos ressaltar que geralmente ocorre em um tempo de mudança, seja com a necessidade de uma alteração em um processo, modificações na organização, ou até mesmo no mercado em que a empresa atua.
Outro ponto relevante, é que todo projeto precisa estar continuamente atrelado à estratégia da organização. Isto é, o projeto de T.I é responsável por garantir que o desenvolvimento das demandas seja feito de acordo com os planos da empresa, cumprindo corretamente todas as etapas do fluxo de trabalho, de acordo com o que foi planejado, dentro dos prazos mencionados no cronograma do projeto.
Nesse contexto, ao desenvolver uma boa gestão de projetos de T.I, você, como gestor ou gestora, abre um leque de possibilidades, que vão desde:
- Criar métricas e indicadores de produtividade e eficiência;
- Acompanhar possíveis riscos e tomar atitudes preventivas, antecipando crises e atrasos, o que é muito importante, já que o mundo de T.I é mesmo muito complexo;
- Observar as inovações e ferramentas que surgem a todo momento. Sabemos que a área de T.I conduz essa necessidade de rever os processos com muito mais frequência do que ocorre em outras áreas.
Qual o real impacto que um projeto de T.I pode gerar no seu negócio?
Em uma análise financeira, é possível observar claramente a relevância do impacto gerado por um projeto de T.I. Além de atender as necessidades das grandes organizações, projetos bem elaborados entregam soluções dentro do custo, prazo, qualidade e eficiência previamente estipulados.
Para que o negócio seja capaz de se manter competitivo e prosseguir rumo ao crescimento da empresa, é necessário que prioridades sejam estabelecidas, bem como a efetiva ação e orientação de gestores na avaliação de desempenho e formulação da estratégia. Alinhado a todas estas questões, percebe-se que o projeto de T.I tem alta importância no processo de negócios e passa a não ser considerado apenas como um processo técnico.
Nesta perspectiva de resultados satisfatórios, a necessidade de se obter retornos financeiros com planejamento, acompanhamento, monitoramento e controle, é válida a execução dos projetos de T.I, que motivam e aumentam a tendência pelo sucesso.
A maneira como o projeto é gerenciado determina a obtenção dos ganhos, condicionados a sua forma de execução. Diante de tudo isso, ao investir em projetos, soluções e tecnologias, as empresas criam valor para os seus clientes, com a expectativa de geração de retornos ainda maiores.
Conheça as etapas para a implementação de um projeto de T.I
Cada projeto, seja ele de tecnologia da informação ou em outro segmento, é realizado a partir de um ciclo de vida, com começo, meio e fim. Essa organização é importante para que os objetivos, recursos, orçamento, prazos, entre outros pontos, sejam definidos. Desta forma, o gestor de T.I costuma dividir esse projeto em 5 etapas:
- Iniciação: a primeira etapa da gestão de projetos de T.I consiste na definição do seu propósito. Ou seja, em identificar os motivos e porque o projeto está sendo criado;
- Planejamento: nesta segunda etapa, são definidas quais estratégias serão utilizadas para que o projeto se inicie e alcance o objetivo proposto. Aqui, também pode ser definida a equipe que participará do projeto e quais recursos serão necessários;
- Execução: momento da ação do projeto. Fase na qual os profissionais de T.I colocarão em prática as ideias para que o projeto se torne realidade;
- Monitoramento: etapa do gerenciamento de projetos é indicado que o gestor de T.I faça uma análise da evolução. Para isso, deve utilizar indicadores e parâmetros que o ajude a identificar se o andamento do projeto está de acordo com o programado. Caso não esteja, é importante redefinir estratégias, de modo que consiga, juntamente com sua equipe, atingir as metas e objetivos propostos inicialmente;
- Encerramento: fase final da gestão de projetos. Isso indica que os testes foram satisfatórios e que já é possível entregar o que foi projetado ao solicitante.
Boas práticas para uma gestão eficiente em um projeto de T.I
Conforme as etapas apresentadas no tópico anterior, a gestão de um projeto de T.I engloba desafios que podem ser supridos desde que haja um comprometimento dos profissionais da área e que o planejamento seja elaborado com cuidado e segurança. No entanto, para que tudo aconteça é sempre bom seguir boas práticas como:
Avaliar a gestão de riscos
A gestão de riscos inclui todo um levantamento das ameaças que podem prejudicar um negócio. No segmento de T.I, a segurança da informação é uma das prioridades. Afinal, as empresas estão lidando com dados sensíveis que podem se tornar um grande prejuízo em caso de vazamento ou perda.
Tendo isso em vista, é preciso antecipar possíveis problemas e se concentrar em elaborar um plano de contingência que oriente respostas rápidas caso realmente ocorram. Assim, minimizando ou até mesmo anulando seus impactos.
Adotar uma metodologia ágil
É essencial que os processos integrados aos projetos de T.I estejam pautados segundo uma metodologia. Esta deve ser escolhida de acordo com recursos disponíveis, orçamento, capacidade da equipe e resultados esperados.
Dica: escolha um método que manterá a equipe focada e alinhada, evitando que as atividades fujam do objetivo pretendido. Scrum e Kanban, por exemplo, são duas das metodologias mais utilizadas.
Monitorar os resultados
É imprescindível acompanhar cada detalhe da execução, fazendo melhorias constantes. Por sua vez, esse monitoramento precisa ser guiado por dados concretos, mais precisamente, por métricas.
Contar com profissionais capacitados e parcerias
Quanto mais capacitados, os esses colaboradores vão ter a possibilidade de lidar bem com os desafios do planejamento, incluindo a adoção de tecnologias mais recentes e imprevistos durante a execução dos projetos.
Contar com empresas parceiras, como a Hostweb, que entrega soluções de data center e gerenciamento de dados, é uma opção assertiva para agregar valor ao seu setor de T.I. Além de ser a forma mais rápida e segura de concluir com êxito o projeto que tanto almeja para o seu negócio.
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